صبيح حافظ  من المهام الرئيسية للإدارة الحكومية  ومؤسساتها الاهتمام بالمعلومات والبيانات بصورة عامة من خلال وضع تأسيس قاعدة معلومات ( الاقتناء ، التحليل والأرشفة، الاسترجاع) والحفاظ عليها ضماناً لحقوق المواطنين في البيانات الخاصة بهم ، ولهذا اقتضت الضرورة عمل نسخة بديله كاحتياط يمكن الرجوع إليها مع استعمال وعاء اخر لتسجيل المعلومات عليه كبديل للوعاء الورقي ، وتخزن الأفلام المايكرو فيلمية في خزائن حديدية مضادة للحرارة والحرائق.
المايكرو فيلم هو النظام الأصلح لهذا الهدف ، وقد سارت على هذا النظام  جميع الدول المتقدمة بتطبيقه منذ ظهوره وحتى يومنا هذا حيث تسجل المعلومات ذات الأهمية القصوى.وكمثال لهذا مركز التسجيلات المايكرو فيلمية الذي أنشأته جمعية الأنساب التابعة للمورمون بمدينة (سولت ليك) بولاية بوتاه الأميركية وتزيد مساحة هذا المركز عن(6000) متر مربع وفيه أكثر من (25) مليون بكرة من المايكرو فيلم. يتكون هذا المركز  من ثلاثة انفاق تؤدي الى ستة اقبية تستخدم كغرف للحفظ مزودة بأبواب حديدية ، وهذه الأقبية منحوتة في جبل من الجرانيت ويتراوح سمك الطبقة التي تعلوها بين 183 متراص و 213.5  متراً من الجرانيت ، وقد زود المركز بأجهزة التحكم  في درجات الحرارة والرطوبة النسبية ومرشحات الهواء لتوفير الظروف المثالية للحفظ.والمايكرو فيلم بالإضافة الى كونه يعمر الى أكثر من أربعمائة سنة فأن استعماله يختزل مساحة الخزن بنسبة 97% من المساحة الخزنية  للوعاء الورقي، أي بمعنى آخر يمكننا خزن ما يعادل مساحة غرفة بحجم (100) م مكعب بدولاب لا يتعدى حجمه المتر الواحد ، ومن فوائده الأخرى استحالة عملية الشطب والتزوير للوثائق المايكرو فيلمية، وأيضاً المحافظة على سرية المعلومات ، وفوائد أخرى متعددة.عند ظهور الحاسبات الالكترونية، أشيع أن المايكرو فيلم انتهى دوره في عملية تسجيل وأرشفة المعلومات ، وان هذه الوظائف يمكن ان تقوم بها الحاسبات الالكترونية.نحن نعلم أن الكومبيوتر بالإضافة إلى قدرته على إجراء عمليات حسابية بالغة التعقيد بدقة وسرعة فائقة ، كذلك لا تنكر بأنه يستطيع أيضاً تخزين بيانات كثيرة في ذاكرته وفق تنظيم وترتيب معين يمكن على أساسه استرجاع هذه البيانات  بعد تشغيله وتحويلها إلى معلومات، أي بعد تصنيفها وتبويبها وعرضها ، وبإمكانه أيضاً تحديثها من خلال الإضافة او الحذف او التعديل حتى تبقى في ذاكرة الكومبيوتر  جاهزة لاسترجاعها كلما ظهرت الحاجة إليها.والحاسبات الالكترونية (الكومبيوتر) لا تستطيع أرشفة المعلومات والبيانات للملفات الشخصية للموظفين والعاملين في دوائر الدولة لأسباب عديدة منها تعرضها الى حادث يصيب البيانات المخزونة في ذاكرة الأجهزة المختلفة عندها يصبح البيض في سلة واحدة  وهذا يعني ان الكومبيوتر لا يصلح للأرشفة لمدة طويلة كما في المايكرو فيلم.ان مخرجات الحاسبات الالكترونية الورقية أصبحت مشكلة معقدة لأغراض الأرشفة ، ولكن من الممكن معالجة هذه المشكلة وحلحلتها بواسطة ربط المايكرو فيلم بالحاسبات الالكترونية لتسجيل مخرجاتها ، ولهذا فأن ظهور الحاسبات الالكترونية لم يلغ دور المايكرو فيلم كما أشيع.