صبيح الحافظ توفر المعلومات برغم ضرورتها ليس كافياً لحل المشكلة ، فالمعلومات لا بد من أن توضع في نظام يمكن من خلاله الحصول على أي معلومات لازمة لإدارة المؤسسة بهدف اتخاذ القرار في الوقت المناسب وبالقدر المناسب ، ونظام المعلومات وأدواته هذا هو الذي يمثل الفرق بين التخلف والتقدم في مجال المعلومات،
 فجميع المؤسسات والشركات ودوائر الوزارات لديها بدون استثناء معلومات لكن الفرق بين الجيد الجديد والسيئ القديم منها هو النظام ، فإن المؤسسات التي لديها نظام المعلومات تكون قادرة على الاستفادة من معلوماتها لأن النظام يمكّن طالب المعلومات من استرجاعها قبل فوات الأوان كما أن النظام يهيئ الفرصة  لتخزين المعلومات فور الحصول عليها فلا تضيع خبرات المؤسسة وتجاربها، لذا نرى إن مشكلة المعلومات أصبحت من أهم المشكلات الحيوية في عصرنا وتستمد هذه المشكلة أهميتها من ارتباطها ليس في المسألة التربوية والتعليمية فحسب بل في مختلف مجالات النشاط البشري، فمن منا لا يحتاج في أبسط أمور حياته اليومية الى المعلومات، من منا لم تتأثر مصالحه يوماً ما نتيجة مشكلة، كم من موقف يكون صاحب القرار عاجزاً عن اتخاذ قراره بسبب نقص المعلومات. فنحن نتحدث هنا عن تأسيس نظام حديث يعالج مشكلة استرجاع المعلومة لطالبها فوراً ، وأن النظام القديم لأرشفة المعلومات المسجلة على الوعاء الورقي أصبح غير قادر على تلبية طالب المعلومات لأسباب عديدة ، أهمها السيول الجارفة لفيضان إنتاج المعلومات ، إذن لابد من الاعتماد على نظام جديد لحل المشكلة.تمثل الأجهزة والمعدات والأدوات الحديثة التي تستخدم في معالجة المعلومات عنصراً ضرورياً لإنشاء مركز حديث للمعلومات بالدائرة أو المؤسسة، ومما لاشك فيه ان الحاسب الالكتروني بإمكاناته الكبيرة ومعدات تطوره الرهيبة وأدواته الالكترونية المتنوعة والمختلفة يعتبر الجهاز الثوري وركيزة التحول الكبير في معالجة المعلومات من خلال استبدال الإرشيف الورقي إلى إرشيف إلكتروني.أن اقتناء المؤسسة أو الشركة للحاسب ما هو إلاّ جزء من مكونات إنشاء إرشيف الكتروني، فهذا غير كاف لمعالجة مشكلة المعلومات بل يجب حينما نفكر باستبدال الإرشيف الورقي إلى إرشيف الكتروني يجب أن يناط العمل الى مكتب استشاري لإنشائه ووضع نظام الكتروني مع ادوات التخزين والمعالجة.ومن ثمار التكنوجيا الحديثة لتكوين وتأسيس إرشيف إلكتروني للمؤسسة هي أدوات التخزين، وهذه بأحجام وبإشكال متعددة ومتنوعة وبإمكان هذه الأدوات تخزين آلاف المعلومات فيها، ويتم ذلك بإدخال المعلومات من وإلى الحاسب الإلكتروني، ومن ثم إخراج المعلومات بوعاء ورقي أو وعاء إلكتروني كالأقراص الممغنطه الـ(CD والـ DVD)  والفلاش وغيرها، ومن الإحجام الكبيرة هي الهارد والأفلام المصغرة وغيرها.وبذلك أمكن حل مشكلة المعلومات حلاً جذرياً باستخدام وسائل الحفظ الالكترونية المعلومات، وقد أحدث ذلك تطوراً شاملاً في جميع الأساليب والقواعد والطرق المتبعة ، ونلخص أهم مظاهر هذا التغيير في إنشاء الإرشيف الإلكتروني في النواحي الآتية:-أصبحت وظائف التخطيط والمتابعة تعتمد بدرجة متزايدة على نظم المعلومات الالكترونية ، فأن عملية اتخاذ القرارات أصبحت مبنية بدرجة كبيرة على سرعة وصول المعلومات لصاحب القرار. تغير الهيكل التنظيمي والإداري للمؤسسة لكي تستوعب التكنولوجيا الحديثة.لقد تغير الأسلوب الفني لإدارة العمل بالمؤسسة، حيث أصبحت تعتمد على وصول المعلومات بصورة أسهل وأسرع من خلال الاتصال الالكتروني من دون الذهاب شخصياً الى موقع الإرشيف للحصول على المعلومة المطلوبة.من ذلك يتضح ان المعلومات أصبحت الآن أخطر قضية من قضايا هذا العصر، فهي تدخل في حياتنا اليومية وتدخل في قرارتنا وتدخل في أعمالنا المختلفة، سواء في مراحل التخطيط أو مراحل المتابعة أو تصحيح المسارات وغيرها من القرارات.