صبيح الحافظفي عصرنا الحاضر تعقدت مشكلة المعلومات وتعددت أبعادها وتشعبت عناصرها ، ومن بين هذه العناصر ما يرتبط بإنتاج المعلومات ، ومنها ما يرتبط بالاستفادة من المعلومات ، أما في ما يتصل بإنتاج المعلومات فقد أدى التوسع المتزايد في نشاط المؤسسات العلمية والصناعية والتجارية والعمرانية في شتى أنحاء العالم الى إنتاج كميات ضخمة من المعلومات المتصلة بنشاط هذه المؤسسات في مختلف مراحله التخطيطية والتنفيذية والتطويرية
 بالإضافة الى المعلومات المتصلة بعلاقة هذه المؤسسات بالمجتمع الذي توجد به في ما يخص الخدمات او مؤسسات الإنتاج ، وقد أتاحت وسائل الاتصال الحديثة والسريعة فرصة امتداد هذا المجتمع على الصعيد العالمي كله حيث ألغت هذه الوسائل جميع الفواصل وتخطت جميع الحواجز ، وقد أدى تضخم حجم المعلومات الى تعقيد وتنفيذ وتلبية احتياجات المستفيدين من المعلومات .ان اختزان وتوثيق وترشيف المعلومات واسترجاعها هو الأمر الذي نعالجه في هذا الموضوع .طالب دراسات عليا يطلب من أمين المكتبة عنوان كتاب محدد.صحفي يسأل قسم الارشيف عن عدد سابق للجريدة يحمل معلومة هو بحاجة إليها.مؤرخ يتناول احد مجلدات ابن الأثير ليتحقق عن معلومة ما .صاحب قرار يضع خطأ على رمز وثيقة معروضة امامه ويدون مصطلح (الاوليات).ما تقدم من أمثلة مشاعة تعني استرجاع المعلومات السابقة لمشكلة حديثة . استرجاع المعلومات : وبأبسط تعريف هو يعني التصفح او الاستطلاع الشامل للوصول الى شيء ما.ومما لاشك فيه ان الزمن المستغرق في البحث عن الوعاء الذي يحمل المعلومة المطلوبة وتحديد موقعه هو النقطة الأساسية في عملية الاسترجاء لتوصيل المعلومة لطالبها قبل فوات الاوان ، ويعتمد هذا الزمن على نظام الفهرسة ذات المداخل المتعددة وفق طريقة محددة وثابتة غير خاضعة للاجتهادات والخبرات الشخصية ، لذا يتوجب ان تضع نظم تصنيف متخصصة للوصول الى وضع نظام فهرسة قد تستخدم في تصنيعها الحاسبات الالكترونية،وهو أمر يحتمله التفكير الموضوعي ضماناً لإمكان عملية الاسترجاع خلال الزمن المناسب وبالشكل المناسب وبالقدر المناسب، وعلى هذا فإن الفهرسة الجيدة ذات المداخل المتعددة تسهل عملية الاستدلال على موقع الوعاء الذي يحمل المعلومة المطلوبة خلال زمن قصير . تجدر الاشارة هنا الى ان عملية التنظيم والتصنيف والتوثيق ووضع فهارس جيدة لقسم الارشيف او قسم الملفات يجب ان تتم وتصمم من قبل خبراء متخصصين ومكاتب استشارية في نظم المعلومات ، وخلاصة الموضوع هي: 1. إن نظام استرجاع المعلومات السابقة يتمثل في تحديد موقع الوعاء الذي يحمل المعلومة المطلوبة ، سواء كان هذا الوعاء كتاباً أم ملفاً كارتونياً أم قرصاً ممغنطاً أم فلماً مصغراً ... الخ .2. يتم ذلك من خلال تجميع وتجهيز واختزان المعلومات المسجلة مع وجود عناصر مدربة ومتخصصة لتنظيم وصيانة وحفظ مجموعة المعلومات . وبالتالي يكون النظام قادراً على ان يقول للمستفيد أين يجد معلوماته ويكون أيضاً قادراً على تسليم هذه المعلومات بمجرد طلبها .