صبيح الحافظ الهدف من الموضوع هو عرض أساسي دقيق متوازن لجوانب المعالجة الفنية لأوعية مصادر المعلومات في مراكز توثيق المعلومات " مجلات ... كتب ... دوريات ... تقارير ... ملفات ... أضابير...الخ".تقوم مراكز المعلومات بثلاث مهام أو وظائف رئيسه هي الاقتناء أو الحصول على مصادر المعلومات المختلفة والمتنوعة بما فيها الأفلام المصغرة والأقراص الممغنطة وتنظيم هذه المعلومات وتحليلها وترتيبها وفهرستها ومن ثم بثها او تقديم خدمات المعلومات للمستفيدين من الباحثين.
ومن الطبيعي ان تهتم مراكز توثيق المعلومات باختيار واقتناء مصادر المعلومات الملائمة لأهدافها واحتياجات المستفيدين منها إلاّ أن مصادر المعلومات أو الوثائق التي يتم الحصول عليها مهما كان حجمها وضخامة كلفتها لا قيمة لها ولا فائدة منها ما لم يتم تنظيمها وتحليلها وترتيبها وإعداد الأدوات الفنية التي تتيح استرجاع المعلومات المطلوبة بأيسر الطرق وفي اقل زمن ، وهي وضع الأدلة والفهارس.ويتم التنظيم والتحليل أو المعالجة الفنية على ثلاثة محاور هي " فهرسة بشقيها الوصفي والموضوعي الهجائي " والتكشيف والتصنيف ، ففي الفهرسة نقوم بإعداد بطاقات للوثائق وتشتمل كل بطاقة على البيانات التي تصف الملامح المادية للوثيقة ، وتلك التي تصف موضوعها أو موضوعاتها ، وتتجمع البطاقات وفقاً لنظام ما لتنتج لنا فهرساً بمحتويات مركز التوثيق من الوثائق، وهذا الفهرست هو الدليل إلى الوثائق وهو أداة الاسترجاع لها ، وبهدف التكشيف إلى تحليل المعلومات التي بداخل مصادر المعلومات أو الوثائق وإنتاج الكشافات التي تتضمن نتيجة هذه التحليل لتثبيت المعلومات الصغيرة كاسم مكان مثلاً أو اسم شخص أو حادثة من تلك التي يبثها الفهرس لمصدر المعلومات ، حيث من المعروف ان الفهرس هو لتثبيت العناوين الأفقية ولا يشمل المعلومات العمودية في كل موضوع ، وهذا ما يعالجه نظام الكشافات التحليلية لمصادر المعلومات.أما التصنيف فهو يهدف إلى أتباع نظام معين لترتيب الوثائق ترتيباً منهجياً حسب موضوعاتها ومن ثم سهولة استرجاعها لأي موضوع من الموضوعات وذلك من خلال تضييق مكان البحث عن المعلومة المطلوبة ". والتصنيف هو  وضع الأشياء المتشابهة مع بعضها في مكان واحد، وهذا ما يدفعنا إلى عدم الذهاب إلى الأماكن الأخرى لموضوعات أخرى لا تدخل ضمن الصنف الذي نحن بصدده.الفهرسة " عام "الفهرسة هي عملية الإعداد الفني للأوعية او الوثائق التي تحتويها مراكز المعلومات ومؤسسات الأرشيف وإدارات الملفات وغيرها ممن يهتم باقتناء  مصادر المعلومات بهدف أن تكون تلك الأوعية في متناول المستفيد بأيسر الطرق وفي اقل وقت ممكن ، وتعتبر هذه العملية من أهم العمليات ومن أكثرها تعقيداً في نفس الوقت إذ يتمثل إنتاجها في أدوات أو وسائل على دنيا المعرفة المسجلة وتقديمها موصوفة ومنظمة للباحثين.والفهرسة نوعان:الفهرسة الوصفية: وهي التي تختص بوصف الكيان او الشكل المادي لأوعية المعلومات بواسطة مجموعة من البيانات ، مثل اسم المؤلف وعنوان الوعاء  وطبعته ومكان نشره واسم الناشر وتاريخ النشر والتعداد، وغير ذلك من الصفات التي تجعل من السهل التعرف على الوعاء وتحديد ذاتيته وتميزه طبعة معينة منه عن غيرها من الطبعات.أما الفهرسة الموضوعية:هي التي تختص بوصف المحتوى الموضوعي لأوعية المعلومات بواسطة رؤوس الموضوعات أو بواسطة رموز التصنيف.الفهارس:أما الفهرس – ناتج عملية الفهرسة- فهو قائمة مرتبة وفق نظام معين ، تسجل وتصف الأوعية التي توجد بمركز معلومات معين ، أو حتى بمجموعة عن مراكز المعلومات معاً.والفهرس هو مفتاح مركز المعلومات ولا يمكن لأي مركز أن يقدم معلوماته وخدماته في كفاية وفعالية من دون أن يعتمد على فهرس صالح ، فإذا كانت وظيفة مركز المعلومات هي إمداد المستفيد بالأوعية التي يحتاجها فإن الفهرس هو تلك الأداة التي تقوم بدور حلقة الوصل وتربط بين احتياجات الباحث ومصادر مركز المعلومات.ومجمل الأمر فإن الفهرس هو أداة استرجاع وظيفته الإجابة على التساؤلات التي تدور في ذهن الباحث ، فهو إما أن يبحث عن وعاء معلومات معين يعرف اسم مؤلفه وعنوانه أو يبحث عن مؤلفات كاتب بعينه ، عمّا كتب في موضوع معين أو عن غير ذلك من أنماط البحث.