صبيح الحافظسبق أن تحدثنا عن مكونات نظم المعلومات بشكل عام ، وبما ان هناك نظماً عديدة للمعلومات منها نظم المعلومات الإدارية وأخرى المعلومات الحسابية وغيرها من النظم ، وفي موضوعنا هذا سأتحدث عن نظام المعلومات المرجعية الذي يعتبر بمثابة العمود الفقري لمشكلة المعلومات.
نظام المعلومات المرجعية:عندنا يتزايد المخزون من المعلومات المرجعية في الذاكرة الداخلية للنظام بشكل يفوق السعة المحدودة  لوسائل الخزن الداخلية التي تتمثل في ذاكرة الإنسان وهو التكوين الأساس للنظام اليدوي ، او خزانة الحفظ الجانبية وهي إحدى مساعدات النظام على خزن ما يحتاجه من معلومات،فإن من الضروري وجود نظام فرعي لحفظ واسترجاع هذه المعلومات المرجعية.فالأصل هنا في أنظمة المعلومات هو نظام المعلومات المستفيدة والمعلومات الحسابية ونظم المعلومات المرجعية اللازمة لنظم المعلومات الإدارية بشكل فاق إمكانية السيطرة عليها بمجرد تزويد نظام المعلومات " يدوياً كان أم آلياً " بوسائل خزن للوثائق لتمد النظام بما يحتاجه من معلومات مرجعية عند الحاجة، لكن الذي يحدث ان عدم الاهتمام بالمعلومات المرجعية ولا بأساليب حفظها وترك عملية الحفظ للاجتهادات الفردية لأشخاص غير خبراء من دون قواعد ولا تقنيات إلاّ أشياء بدائية ابعد ما تكون عن النظام، وساعد على تفاقم الموقف كثرة الوثائق وتراكمها وتكونها بصورة أدت إلى تداخلها في بعضها البعض صعوبة عملية استرجاعها لكي تؤدي دورها في أعمال النظم الإدارية وفي المعلومات المتغيرة ونظم المعلومات الحسابية.ولكن تكتمل صورة نظام المعلومات وتتوافر له القدرة على أداء مهامه ووظائفه وبالتالي تحقيق اهدافه ، فإنه من الضروري ان تعالج المعلومات المرجعية التي تستخدم لتغذية نظام المعلومات بما يحتاجه من حقائق وتؤكد صحة المعاملات.وتعالج المعلومات المرجعية في أنظمة تعرف باسم " أنظمة التوثيق " او " أنظمة الوثائق " وهذه الأنظمة فيها ما هو يدوي وفيها ما هو آلي ويتمثل النظام اليدوي في أساليب حفظ واسترجاع بصورة منظمة تتيح استرجاع الوثائق المحفوظة عندما تظهر حاجة اليها من دون مشاكل ، وهذا يستدعي بالضرورة شمول نظام الوثائق على أساليب للتصنيف والفهرسة وأساليب للحفظ وقواعد الاسترجاع.ان نظام التوثيق اليدوي الذي يعتمد أساساً على الإنسان وعلى ذاكرته في أداء مهامه المختلفة سواء في معالجة الوثائق تصنيفاً وفهرسة وحفظاً او في عمليات الاسترجاع المختلفة التي يتطلبها النظام.ويكون نظام الوثائق شأنه شأن أي نظام آخر ، من نفس المكونات العضوية أي يتكون من محولات دخول وعمليات معالجة او وحدة معالجة ثم ذاكرة ثم مخرجات ويتم تشكيل النظام طبقاً لمجموعة من القواعد والإجراءات تتمثل في أدلة التصنيف والفهرسة وبقية الإجراءات الأخرى.ويتوقف نجاح النظام اليدوي للحفظ والاسترجاع على مدى قدرته على استيعاب ما يدخل إليه من وثائق على مدى كفاءة أساليب الاسترجاع التي تتمثل في الفهارس ومداخلها المختلفة ومدى إمكانية استرجاع الوثائق بأي مفتاح او اسم تذكر به الوثيقة، ولكن زيادة كميات الوثائق زيادة تفوق قدرات النظام في معظم أنظمة الحفظ بسبب مشكلة الاسترجاع يحول دون إمكانية تحقيق النظام لأهدافه، لذلك فان من الضروري السيطرة على حجم الوثائق التي تخزن بالنظام وزيادة قدرة النظام على استيعاب العديد منها، ولقد حل أسلوب التصوير المصغر " المايكرو فيلم" هذه المشكلة حلا ناجحاً حيث امكن بفضله زيادة قدرة النظام على استيعاب وظائف تفوق خمسين مرة قدرته على استيعاب الوثائق في صورتها الورقية، ويمكن ان تزداد هذه القدرة الى عدة مئات من المرات.واستحداث المصغرات الفلمية وإدخالها الحفظ خلقا نوعاً جديداً من " النظم الآلية التي تستخدم في مجالات المعلومات المرجعية وهو ما يسمى بنظم التوثيق المايكرو فلمية.