صبيح الحافظ قد يتصور البعض ان استخدام التقنيات الحديثة في مجال المعلومات مثل معدات التصوير الدقيق (المايكر وفيلم) أو الأقراص الممغنطة في الحاسبات الالكترونية يمكن ان يقضي نهائياً على الأشكال الورقية للوثائق ، وهذا التصور لا يمكن ان يكون صحيحاً في كل الأحوال ، فالوثيقة الورقية تمتلك خواص ومميزات تجعل من الضروري الاحتفاظ بها لفترة زمنية قصيرة
 كانت أو طويلة ، فلا يمكن في أي نظام للتوثيق ان يقضي نهائياً على الورق مهما كانت الأساليب والتقنيات المستخدمة في مجاله ، وكل ما نصبو إليه  من استخدام أساليب الحفظ غير التقليدية هو ان نحول الوثيقة الورقية بعد ان يتم أنشاؤها إلى وسيط آخر من الوسائط غير التقليدية كالصور المصغرة او الأشرطة أو الأقراص الممغنطة لحفظها،على أننا في معظم الأحوال نكون مجبرين لإعادة الوثيقة إلى الصورة الورقية مرة أخرى عند تداولها أو عند إجراء المعاملات المختلفة عليها ، فإننا نعلم ان الصور المصغرة كوعاء حامل للمعلومات يمكن ان تقرأ ما به باستخدام أجهزة عرض خاصة تعرف بأجهزة القراءة ، ولكننا لا نستطيع ان نجري المعاملات المختلفة على الوثائق وخصوصاً تلك المعاملات التي تحتاج بالضرورة إلى وضع هوامش او تأشيرات إلا إذا حولنا الوثيقة مرة أخرى إلى صورتها الورقية.وكذلك الحال بالنسبة للحاسبات الالكترونية فلا يستطيع الإنسان ان يقرأ ما هو مسجل على الوسائط المغناطيسية إلا بعد ان يقوم الحاسب بطباعة ما في الوسيط المغناطيسي على نسخ ورقية أو بعد ان يعرضها على شاشة تلفزيونية ، والأخيرة  لا تفيد ألا في حالات ضيقة وفي إعطاء نتائج محددة ، ولكن الصورة  الورقية المتماثلة في مخرجات الحاسبات الالكترونية تعتبر من الوثائق المهمة التي يلزم الاحتفاظ بها لفترة زمنية قد تكون محددة وقد تكون طويلة طبقاً للمواقف المختلفة.من هذا المنطلق نجد انه لا غنى لمؤسسة او منشأة ما عن الوثائق الورقية في مرحلة من مراحل تداول او حفظ المعلومات ، ومن هنا كان من الضروري توفير بعض المعدات التي تستخدم في حفظ الوثائق والمستندات الورقية خصوصاً وأننا نعلم ان قانون إتلاف الأوراق يحتم علينا في بعض الأحيان الاحتفاظ بالوثائق الورقية بالرغم من وجود(نفس الوثائق بأشكال أخرى مايكرو فلمية كانت او مغناطيسية).وقد يظن القارئ أن أساليب حفظ الوثائق الورقية لم تطرأ عليها اية تطورات في هذا العصر ، ولكن الحقيقة انه قد استحدثت أساليب كثيرة ومعدات متطورة للغاية لحفظ الوثائق الورقية فإنه -كما بينا- وجود الوثائق  على الصورة الورقية يكون دائماً قريناً لا يمكن استبعاده في مؤسسات الأرشيف ومراكز التوثيق او في بنوك المعلومات، عن الصور الأخرى التي توجد عليها الوثائق.ولأهمية الحفاظ على الوثائق الورقية من التلف او التمزق من خلال تداولها ابتكرت بعض المعدات والوسائل الحديثة في حفظ وخزن الوثائق الورقية سأتناولها في موضوع لاحق.