صبيح الحافظعند وجودي في بيروت عام 1978 لدراسة تكنلوجية المعلومات وأنظمتها في مؤسسة (3M)  الهولندية عقدت ندوة علمية ضمت حوالي عشرين خبيراً من العاملين بصفة عامة في دور المحفوظات والمكتبات ومراكز التوثيق وبنوك المعلومات، وقد نوقشت أيضاً أعداد كبيرة من الموضوعات التي تخص المعلومات ومشكلاتها في نظمها واسترجاعها أو استخراج محتوياتها ، وينتمي هؤلاء الخبراء بحكم تخصصاتهم الأكاديمية إلى تشكيله غنية في تنوعاتها الموضوعية كالآداب والاقتصاد والتجارة والزراعة والقانون والعلوم والهندسة ، وكانت الندوة والمناقشات تدور حول مفهوم الذاكرة الخارجية المتمثلة بأرشفة إنتاج المعلومات كمصدر للمعلومات.
من المعروف أن الإنسان يدير أعماله واتخاذ قراراته من خلال ذاكرته الداخلية والتي منحها الله للإنسان  كميزة عن بقية المخلوقات، والذاكرة الخارجية والمتمثلة بمصادر المعلومات الموثقة في المكتبات ومؤسسات الأرشيف الأخرى.لذا فعلى الباحث الذي يكتب موضوعاً ناجحاً ودقيقاً يجب عليه ان يستعين بذاكرته الداخلية أولاً ومن ثم بالذاكرة الخارجية التي تمثل المعلومات السابقة التي تخص موضوعه. ومن دون الرجوع إلى تلك المعلومات يكون الموضوع مبنياً على الاجتهاد والمعلومات الشخصية وبالتالي يكون موضوعه إما ناقصاً أو غير دقيق.وكمثال بسيط:  فلو كلف طبيب بكتابة  بحث أو دراسة بخصوص مرض معين فعليه ان يستعين أولاً بذاكرته الداخلية من خلال معلوماته المكتسبة والمخزونة فيها ، ومن ثم الاستعانة بالذاكرة الخارجية والمتمثلة بمجموعة المعلومات المحفوظة في دور الكتب ومؤسسات الأرشيف التي تتضمن تفاصيل أكثر عن ذلك المرض موضوع البحث وبخلافه يكون البحث مقتصراً على الاجتهاد والخبرة الشخصية فقط ، وبالتالي يكون البحث ناقصاً وغير دقيق.هذا مثال بسيط لأهمية الذاكرة الخارجية، لذا نرى ان دوائر الدولة ومؤسساتها لا يمكن ان تؤدي مهامها من دون تأسيس ذاكرة خارجية في صفة مكتبة او شعبة أرشيف يضم جميع ملفات الأنشطة لتلك المؤسسة وهذا ينطبق على كل مكان كالمعامل والشركات والإدارات الأخرى.أما وظائف الذاكرة  الخارجية فهي(الاقتناء / التنظيم / الاسترجاع) بالإضافة إلى وظيفة رابعة وهي(الإدارة) التي تنجز وتعد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لتأدية الوظائف الثلاث الأساسية ،  كما تقوم الإدارة بالتنسيق الداخلي بين المسؤوليات الوظيفية الثلاث وتربط بينها وبين أقسام وشعب المؤسسة.rnالوظائف الأساسية للذاكرة الخارجية:1- الاقتناء: وهي مجموعة المعلومات المنتجة في داخل المؤسسة من خلال أنشطتها ومهامها في إنتاج البحوث والدراسات الخاصة بالتقارير المتبادلة بين أقسامها المختلفة ، أما المعلومات الأخرى فتأتي من خارج المؤسسة ومن دوائر ومؤسسات لها علاقات عمل معها، وهناك اقتناء آخر للمعلومات ويتم ذلك من خلال شراء أو إهداء او تبادل مع دوائر ومؤسسات أخرى.2-التنظيم: أن وظيفة التنظيم والتحليل تتكون من عدة عمليات فنية ودقيقة تتكامل في ما بينها على محاور الفهرسة والتصنيف وتنتهي بالوصول إلى نظام معلومات كفيل باختزان الأوعية واسترجاعها بالطرق التقليدية السائدة من قبل او بالطرق العصرية بما فيها الحاسب الالكتروني.3-الاسترجاع: وهي وظيفة الخدمة لاسترجاع المعلومات المطلوبة وهي الغاية المبتغاة من كل مؤسسات الذاكرة الخارجية ووظائفها سواء على المستوى العام بالنسبة للإنسانية كلها او بالمفهوم الخاص المتمثل في جهاز معين للمعلومات ، والحقيقة أننا إذا نظرنا إلى وظيفة الاسترجاع في معناها الأوسع فإننا نجد فيها الهدف والغاية  المطلوبة من الذاكرة الخارجية.أن واقع هذه الذاكرة الخارجية العامة يتمثل في عدد متزايد باستمرار من مؤسسات الاختزان ووحداته على هيئة أقسام للأرشيف ودور للمحفوظات ومكتبات ومراكز للتوثيق ، ثم مراصد وبنوك للمعلومات ذات سعة معينة وترتبط كل واحدة من هذه المنشآت بمؤسسة أو بكيان تمارس من خلال الارتباط به دورها الخاص كإحدى  وحدات الاختزان في هذا الكيان بصورة مباشرة وفي الذاكرة الخارجية العامة بصورة غير مباشرة.