صبيح الحافظ بهدف وضع نظام فعال لجهاز المعلومات وتلافياً لحدوث مشاكل من شأنها عرقلة أعمال وكفاءة قسم الأرشيف في مؤسسات الدولة بشكل عام ولمواكبة التطور التكنولوجي يتحتم علينا وضع نظام لحفظ وتوثيق المعلومات فيه من المرونة والتطور ما يسمح بتقديم:
إمكانية حفظ المعلومات بطريقة آمنة وشاملة.إمكانية استرجاع أي معلومة مطلوبة او مجموعة من المعلومات خاصة بموضوع معين بدقة وسرعة وكفاءة.فالطريقة الآمنة في حفظ المعلومات هي تلك الطريقة التي تقي المعلومات من التلف او الضياع ، أما الشمول في حفظ المعلومات فنعني به تغطية نظام الحفظ لجميع الوثائق والمعلومات التي يشملها النظام ، هو العنصر الأساسي لفاعليته والسبب المباشر لوجوده.وعندما نتحدث عن دقة الاسترجاع فأننا نعني ان تكون المعلومات التي تقدم الى طالب المعلومة مطابقة تماماً لهذا الطلب دون أي انحراف وكافية لتغطية الموضوع ، لا هو ناقص عن الحد الكافي بما يخل بالموضوع ولا هو زائد بما يضع عبئاً على طالب المعلومة لاستخلاص ما يريده ضمن ما قدم إليه.ونعني بسرعة الاسترجاع ألاّ تستغرق عملية البحث عن المعلومات وقتاً أطول من الزمن المتاح بين لحظة طلب المعلومات ولحظة الحاجة إليها لاستخدامها.وبعبارة أخرى فإن النظام يجب أن يكفل وجود المعلومة بين يدي المستخدم في الوقت المناسب دون إبطاء وان لا تفوت عليه فرصة لنقص في المعلومات المتاحة.وكفاءة الاسترجاع تتلخص ببساطة في ان تتحقق عملية الاسترجاع على اكمل صورها باستخدام اقل ما يمكن من الموارد المتاحة.ولعله من اليسير الآن بعد أن تلمسنا جوانب المشكلة ان ندرك ان تحقيق ذلك يلزم ان يتم في إطار تصور شامل للمعلومات وان يعطي هذا التصور نوعيات الوثائق وكذلك التجمعات المختلفة للمعلومات مكاناً وموضوعاً والعلاقة بين هذه التجمعات.ولقد استطردنا في تحليل عناصر الإمكانات المطلوبة من أي نظام للتوثيق ولإرساء أسس تصورنا لما هو مطلوب تحقيقه بتنفيذ عملية التوثيق بأي مؤسسة او مشروع يمكننا ان ننتقل الى تحديد الهدف وهو على الوجه الآتي:إنشاء مركز للمعلومات يقوم بالوظائف المختلفة لعمليات التوثيق." اقتناء – استكمال – تنظيم ـ تسجيل ـ استرجاع ـ نشر".ويشكل هذا المركز من عنصرين أساسيين:موجودات مادية من معدات وأجهزة خاصة بحفظ المعلومات واسترجاعها.نظام لتوثيق المعلومات وفهرستها بحكم الوظائف المختلفة لعملية التوثيق، لذلك فمن الضروري ان يضع المصمم نصب عينيه تخطيط مركز المعلومات: ( وزارة – مؤسسة – شركة ) ان يكون هذا المركز على درجة كبيرة من الكفاءة بما يؤهله لاستيعاب الحجم الهائل من المعلومات التي تحتويها المؤسسة بمختلف أنشطتها وان يكون مركزاً عصرياً يعتمد على ما تقدمه التكنولوجيا الحديثة من إمكانات رائعة وباهرة (تكنولوجيا المعلومات) على ان يتلاءم في نفس الوقت مع الظروف المحلية والخاصة بتلك الجهة:ويمكن وصف مركز المعلومات بأنه يتكون من:مصغرات فيلمية أو أقراص مضغوطة او ملفات ورقية تحتوي على المعلومات الوصفية .فهارس ترشد عملية البحث عن المعلومات.جـ- أوساط مناسبة لحفظ المعلومات الكمية. د- معدات وأجهزة لازمة لحفظ المصغرات الفيلمية وقراءتها وطبعها. هـ ـ معدات مناسبة (حاسبات) لتشغيل المعلومات الكمية وتحليلها. و- كوادر بشرية مدربة قادرة على تشغيل المركز.  مراحل إنشاء جهاز المعلومات:يسير العمل في إنشاء أي مركز للمعلومات في اتجاهين متوازيين يبدأ كلاهما بعد أجراء دراسة استطلاعية للموضوع.يهتم أولهما بتصميم وتجهيز مركز المعلومات واختيار معداته ، والثاني بدراسة انشطة ونوعيات المعلومات لتصميم نظام التوثيق.ويمكن إنجاز مراحل العمل كما يأتي:1- مرحلة الدراسة الاستطلاعية:وفيها تتم دراسة كاملة لنشاط المعلومات في المؤسسة ومعايشة مجتمع  المعلومات بدقة والتعرف على كل جوانب انشطة المعلومات وتنوعها وأشكالها المختلفة.وبالتالي يمكن عمل هيكل متكامل للمعلومات في هذه المؤسسة تحدد فيه نوعيات المعلومات المختلفة.2-مرحلة وضع نظم تصنيف وفهرسة ومعالجة المعلومات  وتشمل هذه الدراسة:وضع نظام لتصنيف المعلومات.وضع نظام لفهرسة المعلومات.جـ- وضع نظام لتحليل ومعالجة المعلومات الكمية.2- مرحلة تنظيم النظام: وتشمل هذه المرحلة الآتي:تنظيم المعلومات وتسجيل البيانات الأساسية.ب- إعداد الوثائق للتسجيل الفيلمي المصغر.جـ - إعداد الفهارس.د- التسجيل الفيلمي المصغر للمعلومات الوصفية.ح- حفظ وتخزين المعلومات الكمية بهدف معالجتها واستخلاص النتائج المطلوبة.