صبيح حافظ إذا كنا نقيم ونقدر فائدة الحصول على المعلومات واقتنائها فسوف يزداد تقييمنا وتقديرنا إذا عملنا على تنظيم وترتيب المعلومات والحفاظ عليها ،عندها تكون الصورة في غاية الأهمية ومن هذا المنطق علينا أن نساوي بين أهمية الحصول على المعلومات وأهمية الحفاظ عليها.
واستكمالاً لموضوعنا السابق الذي نشرناه بخصوص أهمية الوثائق الورقية والحفاظ عليها أدرج ما يأتي بعض المعدات المختلفة والمستخدمة في حفظ الوثائق الورقية لكي تتكامل الصورة العامة لمراكز التوثيق والترشيف الحديثة:1. الملفات البسيطة:هي عبارة عن غلاف من الورق المقوى يستعمل لحفظ الوثائق وهو يحميها من التمزق والتشوه ويحفظها في صورة لائقة للاطلاع عليها ، عند الحاجة كما انه يطيل عمر الأوراق حيث يحميها من الأتربة والعوامل الجوية الأخرى.2. الملفات المعلقة:تعتبر الملفات المعلقة بمثابة حوافظ توضع بداخلها الملفات العادية وتمتاز هذه بوجود حافتين للملفات من المعدن يمكن ان تنزلق على قضبان بحيث تظل الملفات معلقة وتتحرك بسهولة وغالباً ما يزود كل ملف بقطع من البلاستك يوضع عليها عنوان الملف ورقمه  حتى يمكن استرجاعه بمجرد النظر إليه.3. الملفات الصندوقية(بوكس فايل)وهي عبارة عن علب مصنوعة من   الكارتون السميك وفي داخلها ضواغط نحاسية لحفظ الاوراق في وضعها الصحيح ، وهناك ثقب دائري لسحب الملف من الرفوف بواسطته ، ويكتب على كعب الملف عنوانه ورقمه بهدف الاسترجاع ، وتوضع هذه على الرف بشكل رأسي في تسلسل وترتيب لمنطق محدد.4. الملفات المجزأةوهي عبارة عن ملفات صندوقية إلا أنها تتكون من الداخل من مجموعة من الأقسام تفتح على شكل مروحة وكل قسم منها منفصل عن الآخر ، وتستخدم هذه الأقسام او الجيوب للوثائق الواردة الى المؤسسة لحفظها قبل توزيعها بين أقسام وشعب المؤسسة .5.ملفات حفظ أوراق الحاسبات الالكترونيةهي عبارة عن ملف مكون من جزأين منفصلين وغالباً ما يكون مصنوعاً من الخشب أو الكارتون السميك وفي نهايته قطعة من المعدن على شكل مفصلة تصل مابين الجزأين ويمكنه ان يستوعب عدداً كبيراً من أوراق مخرجات الحاسبات الالكترونية ويمكن حفظها رأسيا او معلقاً طبقاً لنظام الحفظ المتبع.6. الرفوفتتكون الرفوف الخشبية من وحدات ثابتة الارتفاع او متغيرة طبقاً للحاجة وتستخدم لحفظ الملفات خصوصاً الملفات الصندوقية ، ويمكن ان تستخدم لحفظ الكتب والدوريات رأسياً ويوضع على حافة الرفوف علامات مميزة تحدد نوعيات الحفظ ، ويوجد منها أنواع مصنوعة من المعدن متكونة من قطع منفصلة يمكن تجميعها مع بعضها البعض طبقاً للاحتياج وتمتاز الرفوف المعدنية بسهولة تداولها وتغيير أشكالها ، كما انها لا تشغل فراغاً كبيراً.7. حمالات الخزن المتحركةهي عبارة عن خزائن او مناضد توضع عليها ملفات أثناء استخداماتها في الإدارات وهي تستخدم لعمليات الحفظ المؤقت ومنها نماذج مصنوعة من الخشب او المعدن ، وغالباً ما تتحرك هذه الحمالات على عجلات لنقلها من مكان لآخر.8. حمالات لحفظ الصحف والجرائدتحفظ الصحف عادة بأسلوب خاص بتجميعها في ماسك (هولدر) من المعدن يجمع مجموعة من الصحف ثم تعلق على حمالات خاصة لحفظها.9. الحمالات الدائرية لحفظ الملفاتيوجد نوع آخر من الحمالات تستخدم لحفظ الملفات بصورة دائرية وهي تصلح للملفات المتجانسة في الإدارات الحسابية والمالية ، كما انها تستخدم للملفات التي فيها عدد محدود من الأوراق والوثائق.10. خزائن الحفظ ذات الإدراجهي عبارة عن خزائن مكونة من ثلاثة او أربعة ادراج كل درج منها به قضيبان من المعدن تعلق عليهما الملفات ، ويمكن تقسيم الدرج الواحد لعدة اقسام لفصل نوعيات الملفات عن بعضها للحصول على تقسيمات أكثر للملفات ، ومن ثم تسهل عملية الاسترجاع.11. خزائن لحفظ الخرائط والرسومات الهندسيةتحفظ الرسومات الهندسية والخرائط بأسلوب خاص نظراً لكونها ذات مساحة كبيرة ولا يمكن وضعا في ملفات عادية ، ويمكن حفظها أفقياً في خزائن ذات ادراج ، إلا أن مساحة الادراج تكون كبيرة لتناسب مساحة الرسومات ، ويمكن ان تكون الخزانة ذات مساحة كبيرة تستوعب الخرائط وفق القياسات المختلفة.ويمكن حفظ الرسومات الهندسية أيضاً راسياً وذلك بتجميعها بنوع خاص من الملفات ذي ماسك معدني يمكن ان تعلق كحمالات الصحف.12. خزائن الحفظ المضادة للحريقهناك خزائن لحفظ المستندات والوثائق المختلفة سواء كانت وثائق منفردة او كانت ملفات ،وهذه الخزائن مصنوعة من المعدن المضاد للحريق فضلاً عن انها قوية جداً ولا يمكن فتحها ألا عن طريق المفاتيح الخاصة ، وهذه الخزائن تستعمل للوثائق ذات الأهمية القصوى مثل العقود والمواثيق الدولية وتكون بعضها بأحجام كبيرة تصل إلى حجم غرفة كاملة .وكنتيجة للتطور التقني في ابتكار أوعية تسجيل المعلومات كالأفلام المصغرة والأقراص الممغنطة ظهرت معدات لهذه الأوعية الحديثة مع دخول المكننة في استخداماتها.