صبيح الحافظ من المعروف ان لكل مؤسسة او مديرية عامة في وزارات الدولة هيكلاً إدارياً يتكون من اقسام وشعب، وتضطلع هذه المكونات بمهام وانشطة محددة وتختلف الواحدة عن الاخرى وترتبط مع بعضها البعض لإنجاز إعمال المؤسسة أو المديرية العامة.
ومن هذه الاقسام قسم يطلق عليه قسم الارشيف او شعبة الاوراق او "شعبة الاضابير " "الملفات "وان هذا القسم يمثل بنك معلومات يغذي ويرفد بقية اقسام المديرية العامة الاخرى بالمعلومات المطلوبة من قبل تلك الاقسام او الشعب الاخرى من خلال الوثائق المحفوظة داخل الملفات. ان قسم الارشيف يقوم بمهام تسلّم الكتب والوثائق الواردة من الاقسام الاخرى لحفظها وخزنها بملفات بعد تصنيفها وترتيبها حسب موضوع وعنوان كل ملف وباعتماد نظام فهرسة فعال للدلالة بموجبه عند استرجاع الوثيقة المطلوبة من قبل أي من الاقسام الاخرى. ان اهمية المعلومات التي تدخل في مهام مؤسسات الدولة تعد من اهم المشكلات الحيوية في عصرنا الحاضر وتستمد اهميتها من ارتباطها بمختلف مجالات النشاط مع الدوائر الاخرى في الدولة. ان انسيابية تزويد مكونات المؤسسة بالمعلومات المطلوبة هو امر في غاية الاهمية، وبعكسه سوف يصيب تلك المؤسسة ولجميع اقسامها بالشلل التام، عندها ينعكس ذلك على علاقتها بالآخرين وستكون المشكلة في غاية الخطورة اذا كانت تلك المؤسسة على مساس بالمواطنين مباشرة. إن الأمر الذي حفزني لكتابة هذا الموضوع هو ما شاهدته من خلال قيامي بزيارات ميدانية لعدد من اقسام الارشيف في المؤسسات ودوائر الدولة بهدف وضع دراسة متكاملة للارتقاء بهذه الاقسام الى التي تماثلها في الدول التي سبقتنا في التحديث والتطوير واستعمال تكنولوجيا المعلومات المتقدمة، لا سيما ونحن نعيش في عصر تقنية وتكنولوجيا المعلومات. لقد شاهدت ان الكثير من اقسام الارشيف ما تزال تطبق الانظمة القديمة البالية في التوثيق دون ان تصل اليها ادوات وانظمة التحديث خاصة في اطار المكننة إن المشاكل التي تعانيها تلك الاقسام كثيرة ومختلفة، الامر الذي اصبحت عاجزة تماما عن تلبية طلبات الاقسام الاخرى في تلك المؤسسة لتزويدها بالمعلومات. لقد رأيت الملفات " الاضابير " قد وضعت في رفوف خشبية مرتفعة حتى السقف، ولا ادري كيف يستطيع الموظف المسؤول الوصول الى الملف الذي يقع في الاعلى. في هذه الحالة علينا تدبير سلم لهذه الغاية. لم اجد أي فهرس للملف الواحد في داخله كدلالة للوثائق التي يحتويها ذلك الملف. لاحظت ايضا عددا كبيرا من الملفات قد وضعت على المناضد في وسط القاعة ولم توضع في اماكنها في الرفوف وسبب ذلك هو تثاقل وتكاسل الموظف المسؤول. ان نظام الفهرسة والترميز خال من نظام التصنيف، وكل ما رأيته هو رقم الملف فقط ذو بعد واحد، وان هذا النظام في الفهرسة يعطينا اعتقاداً إن الموظفين الذين يعملون في قسم الارشيف ليسوا من اصحاب الاختصاص في علم المكتبات ونظم المعلومات، وما زاد المشكلة تعقيداً هو انه قد ساد تقليد بين المدراء العامين هو اختيار بعض الموظفين غير الكفوئين وغير المدربين في مجال الحفظ وتوثيق المعلومات، ولم يحملوا شهادات اختصاص ووضعهم في اماكن الحفظ " قسم الارشيف " كذلك ان الموظف غير الكفوء وغير المرغوب فيه بسبب عدم انتظامه بالدوام او لمشاكسته فإنه ينقل الى قسم الارشيف " شعبة الاوراق " علما ان اهم قسم في تلك المؤسسة او المديرية العامة او ديوان الوزارة هو قسم الارشيف لانه يمثل القلب النابض والمحرك الرئيسي لتلك المؤسسة. إن معالجة المشاكل التي تعانيها اقسام الارشيف لا تتم بخطوة واحدة، وانما بخطوات ومراحل متعددة وفق منهج علمي ونظام مقنن يعد ويصمم من قبل عناصر ذات اختصاص في نظم المعلومات وعلم المكتبات. ان اول هذه الخطوات ادخال المكننة في المستلزمات والأدوات الحديثة، كالدواليب المتحركة والدوارة، ان هذه الادوات وغيرها تصنع في الكثير من بلدان العالم وانها متيسرة، كذلك ادخال الحاسبات الالكترونية في مجال الفهرسة واسترجاع المعلومات. إن وضع نظام تصنيف الملفات يعد في غاية الاهمية، اذ ان هذا النظام يساعدنا في اختزال مجال البحث عن المعلومة المطلوبة وكذلك وضع فهارس متعددة المداخل والابتعاد عن نظم الفهارس ذات البعد او المدخل الواحد. إن فهرسة الملف الواحد هو من اولى الخطوات للوصول الى الوثيقة التي تحمل المعلومة المطلوبة. من المهم جداً تجهيز قسم الارشيف بأجهزة الاستنساخ الوثيقة وإرسالها إلى طالبها دون ارسال الملف برمته. واخيرا علينا ان ندرك اننا كلما اسرعنا في استرجاع المعلومة المطلوبة وتقديمها لصاحب القرار لمعالجة وحل المسألة المطروحة عليه نكون قد قدمنا له المساعدة في الانتقال لمعالجة المشكلة التالية، وهكذا، وبعكسه سنكون قد اسهمنا بوضع المطبات أمام متخذي القرار. وأخيراً.. ان استرجاع المعلومات وإرسالها إلى طالبها يجب ان تكون بالشكل المناسب وبالقدر المناسب وبالوقت المناسب. على العموم ان ثورة المعلومات ومعالجة مشاكلها وتطورها لا يمكن ان تنتهي بوقت معين ما دام هناك سيل جارف لفيضان انتاج المعلومات.. والله الموفق.