صبيح الحافظ من المعروف ان الوثائق الورقية هي أوعية المعلومات التي بواسطتها تنقل وبها يتم تداولها وبين طياتها تحفظ عبر السنين والأجيال. وتأخذ الوثائق أشكالاً عديدة فمنها الوثائق التقليدية النمطية ومنها الوثائق غير التقليدية ، وان هذه الوثائق الورقية التقليدية وأكثـرها شيوعاً واستعمالاً ، تأخذ أشكالاً كثيرة ، فالكتاب وثيقة والدورية وثيقة والصحيفة وثيقة والتقارير بأنواعها
 وثائق وكذلك الحال بالنسبة للمذكرات والرسائل المتبادلة بين المؤسسات والشركات وغيرها ومحاضر الاجتماعات وغير ذلك وان كانت كلها وثائق نمطية نراها في كل مكان ونتعامل معها في كل يوم.ويترك للكاتب او المعد للوثيقة في هذا النوع من الوثائق ان يستخدم الأوراق بالشكل الذي يراه وينظم كتابته بأي أسلوب يشاء وان كانت هناك بعض القواعد والأساليب التي تضع ضوابط لتنظيم المعلومات على الوثائق.وهناك نوع آخر من الوثائق يمثل أسلوباً مقيداً لعرض المعلومات فلا يترك لمعد الوثيقة الحرية المطلقة في عرض معلوماته عليها في تسلسل هذه المعلومات في فقرات الوثيقة ، وإنما يفترض على كاتب الوثيقة ان يتبع أسلوباً محدداً في عرض المعلومات وترتيبها على الوثيقة ويعرف هذا النوع من الوثائق باسم النماذج ، وهي عبارة عن بطاقة او قطعة من الورق مطبوعة غالباً على شكل جدول به رؤوس موضوعات تحدد نوعيات البيانات التي توضع في كل موقع من مواقع الجدول، ولذلك فان النموذج يعتبر بمثابة أسلوب لعرض المعلومات بطريقة منظمة بشكل مناسب مع التركيز على المعلومات ذات الأهمية الخاصة ، دونما تكرار او نقص في المعلومات المنقولة بواسطة النموذج.وتأخذ النماذج أشكالاً مختلفة فقائمة الشراء نموذج والجدول نموذج ، والإيصال نموذج والإشارة نموذج وعلبة الاستبيان والاستقصاء نموذج ، وهكذا تأخذ النماذج أشكالاً متعددة ومتنوعة ولكنها تشترك جميعها في خاصية واحدة وهي ، أنها تملى على كاتبها طريقة عرض المعلومات والأسلوب الذي يجب ان تكون عمليه في الوثيقة ، ولأجل إصدار وتنظيم مختلف النماذج يجب أتباع الخطوات التالية:أولاً: تصميم النموذج:ان تصميم النموذج عمل فني كبير يحتاج الى خبرات خاصة، والى علم بالمبادئ السليمة في تحديد مدى الاحتياج للنماذج ، وكيفية وضع فكرة تصميم النموذج ، وإعداد مسودته ، كما تحتاج الى المعرفة التامة بالنواحي الفنية في شؤون طباعة النماذج وأصول تخزينها وتوزيعها ومتابعتها.فتصميم الدورة المستندية والنماذج يستلزم وضعها بما يتفق مع إجراءات العمل المستخدمة فيه ، وبما يؤدي التي تيسير انجاز خطوات هذه الإجراءات بكفاءة وباقتصاد ، ليس فقط في تكاليف الورق والطباعة وخلافه ، وإنما أيضاً في تكاليف الأدوات المستخدمة ، وفي وقت وجهد كل من يتصل عمله بالدورة المستندية ، فكلما استطعنا ان نستخدم عددا محدوداً من النماذج لتحقيق اكبر قدر من الأعمال ، كلما استطعنا تبسيط الدورة وتحقيق الكفاءة والاقتصاد في العمل.هكذا نجد ان تصميم النماذج يجب ان يتفق أولاً وقبل كل شيء مع تحليل إجراءات العمليات التي تستخدم فيها النماذج، بحيث يتناسب أسلوب استعمال النموذج مع خطوات الإجراءات ، فيتم تصميم بياناته وطريقة ترتيب المعلومات به وأسلوب صياغة العبارات والكلمات المستخدمة في عناوينه بالشكل المطلوب لانجاز الإجراءات بما يتفق مع الدورة المستندية ومع ظروف ودرجة ثقافة من يستخدمونه ، وبصفة عامة يمكن القول بان عملية التصميم للنماذج تمر في عدة مراحل متتالية يلزم لانجازها معرفة معلومات أساسية يجب تحديدها والحصول عليها وهي تندرج تحت العناوين الرئيسية التالية:1. عدد النسخ المطلوبة من كل نموذج او من الصور المكونة له. 2. أنواع الأعمال والاستخدامات لمختلف أجزاء النموذج.3. النماذج الأخرى المتصلة بالنموذج المطلوب في الدورة المستندية سواء كانت مستخدمة مع النموذج في ذات الدورة او في دورة مستندية أخرى متصلة بها. 4. الكمية اللازمة من النموذج خلال فترة زمنية معينة. 5. المعلومات الفنية اللازمة عند طباعة النموذج.أما المراحل المختلفة التي تتم لتصميم النموذج بأسلوب علمي يحقق أهداف النموذج والهدف منه فأنها تتلخص فيما يلي:1- تحديد عدد الاحتياج.2- وضع فكرة التصميم.3- أعداد مسودة النموذج.4- طباعة النموذج.ثانياً:  يراعى عند تصميم النموذج عدد النسخ لكل عملية وذلك بهدف استعمال اوراق الكاربون ، وفي هذه الحالة طبع النموذج على ورق ذو سمك معين بهدف سهولة وترتيب بحيث يمكن رؤيتها بسهولة.أ-تقليل خطوات تحرك النموذج وفق الترتيب العادي السليم لملء البيانات من اليمين الى اليسار في النماذج العربية وبالعكس في النماذج الانكليزية.ب-تحديد ملء النموذج بخصوص كتابتها باليد او بالآلة الكاتبة (الطابعة).ج- شمول النموذج لجميع البيانات المطلوبة بحيث لا يظهر شكل النموذج معقداً مليء بالبيانات الزائدة عن الهدف.د - تكون حقول النموذج بمساحات لا تسمح بإضافة بيانات أخرى بعد إملائها من قبل ذات العلاقة.هـ- ان يكون النموذج معبراً عن نفسه لا تستخدم فيه كلمات تحتمل التأويل او الغموض.و- ان يكون حسن المنظر جذاباً عن طريق استخدام العناوين الواضحة.ز- أن تكون الإيضاحات والإرشادات كافيه ومطبوعة في جزء واحد من النموذج.ح- تحديد الصور الكاربونية بالقدر اللازم للعمل.ثالثاً: ثقافة