صبيح الحافظ  لعلّ من المفيد لأغراض هذا الموضوع أن نبدأ ببعض التعريفات لمصطلحات يشيع استخدامها الآن بين المهتمين بقضية المعلومات وتنظيمها ، وهذه المصطلحات هي: نظام المعلومات نظام استرجاع المعلومات بنك المعلومات قاعدة المعلومات
وإذا تناولنا المصطلح الأول " نظام المعلومات نجد انه وان كان يستعمل استعمالاً تبادلياً مع المصطلحات الثلاثة الأخرى في بعض الأحيان ، إلاّ أن هناك من يرى وظائف نظام المعلومات في مفهوم رجال الاتصال تتجاوز حدود عمليات الاقتناء والتنظيم والاختزال والاسترجاع لتمتد الى عمليات إنتاج المعلومات ونشرها ، كما أنها تشمل أيضاً مختلف أشكال الاتصال السمعي والبصري.وإذا كان لنا ان نقسم دائرة الاتصال الكاملة إلى أربع حلقات متتابعة هي: إنتاج المعلومات ، تجميع المعلومات ، تنظيم المعلومات واختزانها، استرجاع المعلومات ، ثم ما يترتب على هذا الاسترجاع من نتائج، وهي النتائج التي تؤدي الى تغيير الحالة الفكرية للمستفيد من المعلومات ، ثم  ما يترتب على هذا التغيير من نتائج ربما أدت إلى إنتاج معلومات جديدة ، فإنه يمكن القول بأن " نظام المعلومات " هو التنظيم او النمط الذي يحكم تدفق المعلومات في أي مجتمع سواء أكان هذا المجتمع مكوناً من مجموعة من المتخصصين في موضوع معين أو مؤسسة معينة أو مجتمع وطني أو إقليمي أو المجتمع العالمي بأسره ، وبذلك فإنه يمكن القول أن هناك نظام معلومات متخصص في مجال معين وقاعدة معلومات في مؤسسة معينة ونظام وطني للمعلومات في دولة معينة ونظام عالمي للمعلومات ، أما نظام استرجاع المعلومات فإنه يشمل أي جهاز أو تنظيم يعمل على تجميع أوعية المعلومات بأشكالها المختلفة " ورقي، فلم مصغر ، قرص ممغنط، أو مضغوط ..الخ"وتنظيمها وتحليلها واختزالها وتوفير سبل استرجاعها سواء كان هذا الجهاز معتمداً على الأساليب اليدوية أو شبه الآلية، أو الآلية المتطورة " الحاسبات الالكترونية ".إن المصطلحين الأخيرين " بنك المعلومات " و" قاعدة المعلومات " هما الأساس في عملية تصميم شكل البطاقة الوطنية الموحدة وحقول البيانات والمعلومات التي تخص المواطن مع الأخذ بنظر الاعتبار أن إنجاز هذا العمل يجب ان يقوم به مكتب استشاري متخصص بنظم المعلومات والمعلوماتية ، حيث تراعى في عملية التصميم للبطاقة الموحدة أهمية جعلها مفتوحة للتغييرات والإضافات التي تحصل عند حدوث تغييرات في البيانات للأمور الاجتماعية الخاصة بالمواطن ولا يفوتنا وجود إجراءات أخرى لبناء وتأسيس قاعدة معلومات متكاملة ، أن تجري عمليات إحصائية واستبيانيه واستطلاعية وغيرها من الإجراءات والآليات المتبعة لتنفيذ هكذا مشروع.