صبيح الحافظ  باحثيمكن تعريف الكشاف بأنه الوسيلة التي تستخدم للدلالة على شيء ما أو الإشارة إلى مكان وجوده ، وغالباً ما يكون عبارة عن قائمة هجائية تشتمل على موضوعات وأسماء أشخاص أو أماكن اعتبرت ذات أهمية خاصة في أحدى الوثائق المطبوعة ،
والهدف من وراء التكشيف هو استرجاع المعلومة ، أو الموضوع المطلوب في مصدر المعلومات المختزن (كتب ... دوريات...نشرات) ... الخ حيث يقوم المكشف بقراءة الكتاب أو الدورية المراد تكشيفها أكثر من مرة ، ثم يقوم بتحليل المواضيع الرئيسة واستخراج جزيئات المعلوماتية ويسجلها على جزازات من ورق مقوى ومن حجم ثابت حتى يسهل ترتيبها.  يقول الكاتب الأميركي ( ألن كنت) مؤلف كتاب الحاسبات الالكترونية أن هطول المعلومات أحدثت سيولا جارفة لفيضان أنتاج المعلومات ونعترف بعجزنا لصد أو إيقاف هذه السيول ما لم نجد حلولا ومعالجات فعالة وستتأزم المشكلة أكثر، حيث أثبتت التقديرات الإحصائية أن مقدار ما ينشر سنوياً من مصادر المعلومات يبلغ أكثر من خمسين ألفا من المجلدات بما فيها إصدارات الصحف اليومية ، وتعتبر هذه إضافات الى رصيد المعرفة البشرية ، وما لم ترتب هذه الكميات الضخمة بطريقة ملائمة ومالم تعد لها الوسائل اللازمة لمعالجة المشكلة فسوف يضل الباحثون سبيلهم بين أكداس الإنتاج الفكري ، كما أن تل المعلومات سوف يتداعى تحت وطأة وزنه ذلك لان الإضافات التي ستضاف فوقه تؤدي الى اتساع القاعدة دون الزيادة في ارتفاع الصرح ومتانته ومن الدوريات التي نتحدث عنها في هذا الموضوع هي الصحف التي تصدر يومياً والتي تحتل المرتبة الأولى في قمة قائمة مصادر المعلومات ، هذه المكانة اكتسبتها من أنها مصدر المعلومات والأفكار الأكثر حداثة من الكتب والدوريات الأخرى ، المهم أن الصحف مصدر معلومات حديثة ومتجددة دوماً باعتبارها الأوعية التي تستطيع أن تحمل ظروف نشرها اليومي أو الأسبوعي ودوريتها المنتظمة غالباً مايمكن أن يكون الباحث قد وصل إليه، أو مازال يفترضه ويفكر فيه ويريد إثباته ، وهي أيضاً بحكم هذه الظروف تواكب الأبحاث العلمية والتطبيقية في صفحاتها المخصصة لهذه الأغراض ، أنها تواكب الأحداث اليومية أولا بأول بخطوة وتعلن عنها لتحقيق العديد من الأهداف ، ولذلك فهي الى جانب مهمتها في الإعلام السياسي ، فهي مصدر هام من مصادر التاريخ سواء في ذلك التاريخ السياسي والاجتماعي أو تاريخ العلم والاقتصاد أن قوائم كشافات الصحف ولو أن موادها ترتب غالباً ترتيباً قاموسياً ألا أن المواد تحت كل مدخل ترتب تاريخياً ، وكذلك يكون التسلسل التاريخي هو الأساس في صدور الأعداد المتتالية للكشاف أي أن التاريخ الزمني هو مفتاح البحث في هذه الكشافات ، وهذا هو عنصر الاسترجاع الأساسي الذي جعل في الإمكان الاعتماد عليه لاسيما في الدولة الواحدة ، ان مكشف الصحيفة عليه تكثيف المواد المميزة فيها عن الصحف الأخرى والتي تكون غالباً في الأنباء المحلية وقرارات الحكومة التي تدخل في احتياجات المجتمع من خدمات في كافة الأمور ، مع أبراز مضمون الافتتاحيات والتعليقات والحوارات والمقالات والأعمدة والأبواب والصفحات الخاصة مثل صفحة الأدب وشؤون المرأة وشكاوى المواطنين ورسائلهم ، اعتادت إدارات الصحف في قسم الأرشيف على تجميع الأعداد الصادرة خلال الشهر بترتيبها وتخزينها بمجلد واحد دون أن تقوم أدارة الأرشيف بتكشيف محتويات ذلك المجلد على اعتبار ان الباحث  (طالب المعلومة) لديه تاريخ إصدار الصحيفة التي تضم موضوعه المطلوب وهذا قصور في عمليتي الترشيف والاسترجاع ، وان عملية الخزن والحفظ تكون غير كاملة وناقصة لخلوها من وسيلة وأداة الاسترجاع (أي الكشاف).أدناه نموذج بطاقة خاصة بتكثيف خبر نشر في صحيفة:- صحافة- دورة صحفية في دهوك-  اسم الصحيفة : المدى- تاريخ العدد : 1/نيسان/2010- رقم الصفحة 🙁 ص5)- رقم العمود في الصفحة: (ع8)